Contenido
Aunque este Informe incluye varias situaciones relacionadas con el manejo de los fondos COVID 19, reconocemos el esfuerzo de los funcionarios y los empleados del Departamento de Salud para atender los retos y las dificultades que esta situación ha traído
Les exhortamos a velar por el cumplimiento de la ley y la reglamentación aplicables, y a promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. Les agradecemos la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría
Aprobado por:
Hicimos una auditoría de cumplimiento del Departamento de Salud (Departamento) a base de los objetivos de auditoría establecidos; y de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada; y en cumplimiento de nuestro Plan Anual de Auditorías.
Este Informe contiene un hallazgo del resultado del examen que realizamos de los objetivos de auditoría. El mismo está disponible en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.
Opinión
Cualificada
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las operaciones del Departamento objeto de este Informe se realizaron, en todos los aspectos significativos, de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por el Hallazgo .
Objetivos
Oficina del Contralor de Puerto Rico
General
Determinar si las operaciones fiscales, relacionadas con las adquisiciones de los bienes y servicios realizadas por el Departamento para atender la pandemia del COVID 19 con fondos estatales, se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.
Específicos
1 ¿Las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por el Departamento para atender la pandemia del COVID 19 se efectuaron de acuerdo con la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada; la Ley 73 2019, Ley de la Administración de Servicios Generales para la Centralización de las Compras del Gobierno de Puerto Rico de 2019, según enmendada; y la Carta Circular ASG 2020 07, emitida el 7 de octubre de 2019 por el entonces administrador de la Administración de Servicios Generales (ASG), entre otras?
2 ¿Los bienes recibidos por el Departamento fueron los ordenados y su recibo se realizó conforme al Reglamento 8, Reglamento de Receptores Oficiales, promulgado el 19 de octubre de 1984 por el entonces administrador de la ASG?
No Hallazgo [Apartado a.]
No Hallazgo [Apartado b.]
3 ¿Los desembolsos relacionados con las adquisiciones realizadas por el Departamento para atender la pandemia del COVID 19 se realizaron conforme a la Ley Núm. 230; y al Reglamento 31, Pago por Anticipado de Bienes o Servicios al Gobierno de Puerto Rico, promulgado el 21 de junio de 2007 por el entonces secretario del Departamento de Hacienda?
Hallazgo
Deficiencias relacionadas con la adquisición y recibo de bienes y servicios por el Departamento y sus desembolsos
a. La Ley Núm. 230 establece como política pública que debe existir un control previo de las operaciones del Gobierno y que dicho control se desarrolle dentro de cada dependencia o entidad corporativa para que sirva al jefe de esta en el desarrollo del programa o de los programas, cuya dirección se le ha encomendado. Además, establece que todos los desembolsos que efectúen el secretario y los pagadores nombrados por el secretario deben ser por servicios, suministros, materiales y cualquier otro bien rendido o suplido.
Al 1 de enero de 2019, la Oficina de Compras y Subastas (Oficina de Compras), adscrita a la Secretaría Auxiliar de Administración era la encargada de la adquisición de los bienes y servicios en el Departamento. Sus funciones se regían por el Reglamento para Regular las Compras del Departamento de Salud (Reglamento de Compras), aprobado el 2 de octubre de 2006 por la entonces secretaria de Salud Como parte del proceso de compras establecido en dicho Reglamento, el área con la necesidad debe completar la Requisición de Materiales, Equipo y Servicio (Modelo SC 1001), la secretaria auxiliar de Administración debe aprobarla, los compradores deben evaluar las solicitudes y determinar la modalidad de compras que se utilizaría, y posteriormente se debe emitir la orden de compra y enviarla al proveedor agraciado. Por otra parte, en el Reglamento 8824, Reglamento de Compras de la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico, aprobado el 9 de junio de 2015 por la entonces secretaria de Salud 1 se establece que la orden de compra es el documento que utiliza un comprador para formalizar una transacción de compras con un vendedor. La orden de compra, cuando se entregue al vendedor, debe contener los siguientes detalles: cantidad, descripción, descuentos, fecha de entrega, método y términos de transportación y cualquier otro acuerdo pertinente a la compra y su ejecución por el vendedor.
Mediante la Ley 73 2019, se estableció como política pública la centralización de los procesos de compras gubernamentales de bienes, obras y servicios,
Criterios
Artículos 2(f) y 9(e) de la Ley Núm. 230; y la Sección 3.31 del Reglamento 8824 [Apartados a.1) y c.]
Criterio Artículo 34 de la Ley 73 2019 [Apartados del a.2) al 4)]
Criterio
Apartados V.4, VI y VI.3 de la Carta Circular
ASG 2020 07 [Apartados del a.2) al 4)]
para lograr mayores ahorros fiscales en beneficio del Pueblo En la misma se estableció lo siguiente:
• Se consideran entidades exentas 2, entre otras, los programas y las instalaciones de la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico, el Centro Médico, el Hospital Cardiovascular, el Hospital Universitario de Adultos, el Hospital Pediátrico Universitario, el Hospital Universitario Dr. Ramón Ruiz Arnau, los centros de diagnóstico y tratamiento, el Hospital Industrial, los dispensarios regionales e intermedios, y las instalaciones de discapacidad intelectual adscritos al Departamento.
• Se conocerán como compras excepcionales todas aquellas compras, cuando el Gobernador haya declarado un estado de emergencia, que estarán exentas de licitación.
• Toda compra excepcional debe ser recomendada, mediante escrito, por el administrador auxiliar de Adquisiciones y autorizada por el oficial de Licitación.
Además, se estableció que la ASG sería la agencia responsable de implementar esta política pública, y de coordinar y dirigir el proceso de adquisición de bienes y servicios, y la contratación de servicios del Gobierno. Para esto, el administrador de la ASG promulgó la Carta Circular ASG 2020 07 . En esta se estableció que, en el caso de compras de emerg encia realizadas bajo el amparo de una emergencia decretada por el Gobernador, el administrador auxiliar de Adquisiciones debe verificar que los bienes o servicios solicitados sean propios de una emergencia También, que para las compras excepcionales se deben solicitar, por lo menos, tres cotizaciones.
El 12 de marzo de 2020 la entonces gobernadora declaró un estado de emergencia ante el inminente impacto del COVID 19 en Puerto Rico, y autorizó al secretario de Hacienda y a la directora ejecutiva de la Oficina de Gerencia y Presupuesto a establecer un presupuesto especial para cubrir aquellos gastos necesarios para evitar la propagación del virus. Además, el 16 de marzo de 2020, mediante el Boletín Administrativo OE 2020 024, permitió que las agencias pudieran activar los procedimientos especiales para realizar compras de emergencia.
Posteriormente, el 18 de noviembre de 2020 la administradora de la ASG emitió el Reglamento 9230, Reglamento Uniforme de Compras y Subastas de Bienes, Obras y Servicios no Profesionales de la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico (Reglamento Uniforme de Compras) 3 En el mismo se establecieron las normas y los procedimientos a seguir para la adquisición de bienes, obras y servicios no profesionales en el Gobierno. Las disposiciones del Reglamento Uniforme de Compras aplican a todos los
2 Entidad gubernamental que no está obligada a realizar sus compras a través de la ASG, ya sea por razón de operar bajo lo dispuesto en un plan fiscal vigente o por tratarse de entidades fiscalizadoras de la integridad del servicio público y la eficiencia gubernamental.
3 Conforme a lo establecido en el Artículo 25 de la Ley 73 2019
procesos de compras y subastas realizadas por las entidades gubernamentales 4, y tienen que realizar los mismos a través de la ASG.
La Oficina de Compras estaba compuesta 5 por la División de Compras Menores, encargada de las adquisiciones de bienes y servicios, cuyo costo no exceda los $25,000; y la División de Subastas, encargada de las adquisiciones, cuyo costo exceda los $25,000. Para realizar las tareas relacionadas con la adquisición de los bienes y servicios, la División de Compras Menores contaba con 1 supervisor y 4 oficiales de compra, mientras que la División de Subastas contaba con 1 supervisor, 3 oficiales de compra, 2 especialistas en compras y subastas; y 4 técnicos. Estos le respondían a la directora de la Oficina de Compras, que le respondía a la secretaria auxiliar de Administración, quien le respondía al subsecretario, y este, al secretario.
Según información suministrada por la directora general de Finanzas, durante marzo de 2020, el Departamento recibió asignaciones de fondos estatales 6 para atender la pandemia del COVID 19 por $30,314,738 7, realizó desembolsos contra estos por $26,492,932 y se efectuaron obligaciones por $2,428,209, para un sobrante de $1,393,597. Por otro lado, del 17 de marzo al 28 de agosto de 2020, el Departamento emitió 82 órdenes de compra por $28,921,141 que fueron pagadas con estos fondos estatales. Examinamos los expedientes de 21 órdenes de compras excepcionales por $25,719,599 8, emitidas del 17 de marzo al 18 de mayo de 2020. En estas se adquirió, entre otras cosas, materiales de limpieza y desinfección, equipo médico, medicamentos, pruebas de detección del COVID 19, reactivos para las pruebas, equipo de protección personal, materiales de laboratorio y medicamentos. Nuestro examen reveló lo siguiente:
1) Para 19 órdenes de compra por $25,379,519 , no se incluyó una cláusula sobre penalidades en caso de entregas tardías. Además, en 3 de estas órdenes de compra por $5,823,822, no se incluyó la fecha de entrega.
Causa: La directora interina de la Oficina de Compras no se aseguró de que los funcionarios que actuaron como compradores cumplieran con las disposiciones reglamentarias. [Apartado a.1) y 3)]
4 Conforme al Artículo 1.4 del Reglamento Uniforme de Compras, las entidades gubernamentales son las dependencias y los departamentos de la Rama Ejecutiva, además de todas las corporaciones públicas del Gobierno de Puerto Rico.
5 A partir del 1 de noviembre de 2020, todas las compras del Departamento se realizan a través de la ASG, cuando el personal de la Oficina de Compras y Subastas fue transferido a la ASG, conforme a lo establecido en la Ley 73 2019 y el Reglamento Uniforme de Compras
6 Del Fondo de Emergencias de los años fiscales 2018 19 y 2019 20.
7 Conforme al Boletín Administrativo OE 2020 020
8 Estas órdenes de compra fueron efectuadas con cargo a los fondos estatales recibidos. De estas, tres por $216,813 correspondían a unidades del Departamento que estaban exentas de la Ley 73 2019
Efectos
El Departamento no pudo contar con un remedio en caso de que los bienes ordenados no se recibieran en la fecha establecida. [Apartado a.1)]
Efectos
La ASG no pudo realizar recomendaciones relacionadas con la evaluación de las cotizaciones, la determinación de si los bienes o servicios eran propios de una emergencia, el otorgamiento de las compras y la documentación incluida en los expedientes de estas. [Apartado a.2)]
Efecto
Se pudieron haber adquirido bienes distintos, sin utilidad para el Departamento y en cantidades contrarias a las necesitadas. [Apartado a.3)]
2) Para 18 órdenes de compra 9 por $25,502,786 , la directora de la Oficina de Compras y Subastas, antes de realizar las mismas, no envió ni obtuvo por escrito la recomendación del administrador auxiliar de Adquisiciones ni la autorización del oficial de Licitación de la ASG.
3) Para 14 órdenes de compra por $25,158,184 , no se utilizó la Requisición de Materiales, Equipo y Servicio. En su lugar se utilizó la Solicitud de Fondos de Emergencia Coronavirus 10 , y en la misma no se establecieron las especificaciones de los bienes o servicios a adquirirse ni la cantidad de cada bien
Causas: La entonces directora de la Oficina de Compras entendía que las compras las tenía que realizar según lo establecido en el Reglamento de Compras y no conforme a la Ley 73 2019. Esto, porque aún no se había aprobado el Reglamento Uniforme de Compras. Además, entendía que no les aplicaba lo establecido en la Carta Circular ASG 2020 07 [Apartado a.2)]
Causas: Aunque la secretaria auxiliar de Administración había establecido una lista de posibles artículos necesarios, indicó que en ese momento no se podían determinar cantidades a adquirirse. Sería durante la evolución de la emergencia que se determinarían las cantidades. Además, los funcionarios que actuaron como compradores no cumplieron con la reglamentación. [Apartado a.3)]
Efecto
Se privó al Departamento de considerar ofertas de otros proveedores y de poder escoger la oferta más beneficiosa. Además, se privó a la Oficina de Compras de información relacionada con la decisión tomada, y pudiera dar la impresión de que se favorece a un proveedor en específico.
[Apartado a.4)]
4) Para 13 órdenes de compra por $20,086,331, emitidas del 17 al 25 de marzo de 2020, no se encontró evidencia en los expedientes que demostrara que se solicitaron cotizaciones a, por lo menos, 3 proveedores o, por el contrario, las razones por las cuales no se solicitaron las mismas
Causas: El personal que trabajó las compras utilizó como criterio lo establecido en el Reglamento de Compras y el Memorando Especial 005 2020, aprobado el 16 de marzo de 2020 por la directora de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, y no la reglamentación aplicable de la ASG. [Apartado a.4)]
Criterios
Artículos 5:2.a.15), 9:3, 9:6.c. y 9:6.e. del Reglamento 8; y las órdenes de compra que establecían las cantidades de los bienes a adquirir; y los términos de entrega acordados con los proveedores a quienes se les emitieron. [Apartado b.]
b. Los receptores oficiales y auxiliares con nombramientos expedidos por el administrador de la ASG son las personas autorizadas a recibir los bienes adquiridos por el Departamento, y tienen la responsabilidad de cotejar los bienes recibidos contra los documentos que reflejan lo solicitado, conforme al Reglamento 8. Como parte del proceso de recibir los bienes solicitados, los receptores deben recibir de los proveedores un conduce junto con los bienes adquiridos y compararlos con la información registrada en el sistema PeopleSoft 8.4 (Sistema) 11 . De estar conforme, reciben los bienes. Luego, deben entrar los datos del recibo al Sistema e imprimir el Informe de Recibo e Inspección 12. Los receptores deben preparar y mantener un expediente, en el
9 Las otras tres órdenes de compra evaluadas fueron realizadas por unidades exentas de la aplicación de la Ley 73 2019
10 Formulario emitido el 12 de marzo de 2020 por la secretaria auxiliar de Administración.
11 Sistema utilizado por el Departamento para el registro de sus transacciones fiscales; y para emitir las órdenes de compra, documentar el recibo de los bienes o servicios y efectuar los desembolsos correspondientes.
12 En el Sistema, lleva el nombre de Receipt Delivery Detail Report
que incluyan el Informe de Recibo e Inspección y la documentación suministrada por el proveedor. Además, deben enviar copia del conduce a la Oficina de Finanzas para procesar el pago En el caso de las compras delegadas 13, el receptor debe enviar el conduce a la oficina de finanzas del programa correspondiente. Para realizar estas funciones, el Departamento cuenta con un receptor oficial y dos receptores auxiliares. Estos le responden a la directora de la Oficina de Propiedad y esta, al director de la Oficina de Servicios Generales del Departamento. Este responde al secretario auxiliar de Administración, quien responde al secretario. El examen del proceso de recibo de los bienes adquiridos por el Departamento mediante 20 14 de las órdenes de compra mencionadas en el apartado a. , reveló lo siguiente:
1) Para ocho órdenes de compra por $15,774,780 para adquirir, entre otros, pruebas para detectar el COVID 19, equipo de protección personal, materiales de limpieza y desinfección; emitidas del 20 al 24 de marzo de 2020, no se nos suministró evidencia del recibo de los bienes ni se encontró evidencia de esto en el expediente de desembolso y en el Sistema.
Causas: El personal que recibió los bienes no envió al receptor copia del conduce o del documento utilizado para validar la corrección de la entrega. Además, los secretarios auxiliares de Administración en funciones no velaron por el cumplimiento del proceso de recibo. [Apartado b.1)]
2) Del 17 al 24 de marzo de 2020, se emitieron 7 órdenes de compras por $4,806,872 para adquirir equipo médico, materiales de limpieza y desinfección, materiales de laboratorio y medicamentos. En estas se acordó que se recibirían del 18 de marzo al 14 de julio de 2020. Sin embargo, 12 de los artículos por $4,531,625 se recibieron del 1 de abril al 17 de noviembre de 2020 Esto es, de 3 a 86 días laborables luego de la fecha acordada.
Causa: El área solicitante no dio un seguimiento oportuno al proveedor para que suministrara los bienes ordenados, según indicado por el guardalmacén del Almacén del Laboratorio de Salud Pública en entrevista del 27 de agosto de 2021. [Apartado b.2)]
3) Para tres órdenes de compra por $5,099,822 para adquirir equipo médico y pruebas de detección del COVID 19, emitidas del 21 al 25 de marzo de 2020, los bienes fueron recibidos por funcionarios del Departamento que no contaban con un nombramiento de la ASG de receptor oficial o receptor auxiliar.
Causa: No se consideró la función del receptor al momento de coordinar con el proveedor la entrega de los bienes. Además, los secretarios auxiliares de Administración en funciones no velaron por el cumplimiento del proceso de recibo. [Apartado b.3)]
13 Compras realizadas por programas que están autorizados a realizar todo el proceso de desembolso, incluido el pago, tales como el Programa Especial de Nutrición Suplementaria para Mujeres, Infantes y Niños (WIC, por sus siglas en inglés), Medicare, Bioseguridad y los hospitales
14 Los bienes correspondientes a una orden de compra no fueron recibidos.
Efectos
Provocó que el Departamento no contara con evidencia relacionada con el recibo de los bienes y no tuviese disponible con prontitud los bienes necesarios para atender situaciones de salud ocasionadas por la pandemia; pudiera ocasionar que se extraviasen los bienes recibidos, que se reciban bienes distintos a los ordenados y que esto no sea detectado a tiempo para que se puedan tomar medidas; y provocó que se recibieran bienes en exceso a los ordenados. Por esto, se emitieron dos órdenes de compra adicionales por $91,599, para poder procesar el pago por los bienes recibidos en exceso.
[Apartados b.1) al 4)]
Criterios
Artículos 2(f) y 9(e) de la Ley Núm. 230
[Apartado c.]
Criterios
Apartado 4 del Reglamento 31; y las órdenes de compra [Apartado c.]
Causa: El funcionario que recibió los bienes no cumplió con el proceso establecido. Además, la directora interina de Finanzas del Hospital Universitario Ramón Ruíz Arnau no veló por el cumplimiento de dichas disposiciones.
[Apartado b.4)]
4) Para 1 orden de compra por $137,572 para adquirir equipo médico, emitida el 25 de marzo de 2020, se recibió una cantidad de bienes mayor a lo ordenado. El Departamento ordenó equipo médico para 10 cuartos, pero se recibieron para 20 cuartos. Encontramos que la persona que recibió los bienes no documentó sus observaciones, de manera que se aclarara la situación y se enmendara la orden de compra, ya que la cotización utilizada coincide con la descripción de los bienes recibidos
c. Cuando la sección de Cuentas a Pagar 15 de la Oficina de Finanzas o el pagador del programa (en caso de compras delegadas) recibe las facturas de los proveedores por los bienes o servicios recibidos, debe compararlas contra la orden de compra y sus documentos justificantes 16. De estar correctas, debe registrar el pago en el Sistema e imprimir el comprobante. Los comprobantes generados por la sección de Cuentas a pagar se deben entregar a la supervisora de contabilidad para su aprobación; y los generados por los programas, deben ser verificados y aprobados por el área de intervención fiscal del programa. Luego, la División de Intervención Fiscal del Departamento entra la información en el Sistema y el Departamento de Hacienda emite el pago correspondiente. Los documentos de la transacción se envían a la División de Intervención Fiscal para que sean archivados. La supervisora de contabilidad le responde a la directora general de Finanzas, quien responde al gerente Fiscal, y este, al secretario.
Para realizar pagos anticipados se deben regir el Reglamento 31, Pago por Anticipado de Bienes o Servicios al Gobierno de Puerto Rico, promulgado el 21 de junio de 2007 por el entonces secretario de Hacienda. En el mismo se establece que es responsabilidad de las agencias solicitar al proveedor la devolución del importe anticipado cuando este no cumpla con la entrega de los materiales o equipos ordenados
Del 19 de marzo al 18 de junio de 2020, el Departamento de Salud efectuó desembolsos por $24,174,099, correspondientes a las órdenes de compra mencionadas en el apartado a. En estas se establecen las cantidades de los bienes a adquirir, los términos de entrega acordados con los proveedores a quienes se les emitieron las mismas y el porciento de pago adelantado solicitado por el proveedor.
15 Esta sección está compuesta por una supervisora de contabilidad, dos contadores y tres recursos temporeros.
16 Los documentos son el conduce entregado por el proveedor, el Informe de Recibo e Inspección y la información incluida en el Sistema.
El examen de los desembolsos relacionados reveló lo siguiente:
1) El Departamento pagó por adelantado dos órdenes de compra por $3,667,500, emitidas del 20 al 24 de marzo de 2020, para adquirir pruebas para detectar el COVID 19. En la cotización, el proveedor solicitó un pago por adelantado del 60% 17 de la compra. Sin embargo, el Departamento, en lugar de pagar el 60% de la orden, realizó el pago completo 18 .
Causas: La entonces gerente fiscal requirió el 100% de los fondos al Departamento de Hacienda, en lugar de solicitar el 60%. Esta incumplió con los acuerdos establecidos en la orden de compra. Además, la entonces secretaria interina de Salud no veló por el cumplimiento de dichas disposiciones. [Apartado c.1)]
2) El Departamento pagó $17,325, por 11,550 hand sanitizers que no se recibieron 19 El 22 de marzo de 2020 este emitió y pagó una orden de compra por $150,000 para adquirir materiales de limpieza y desinfección. En dicha orden de compra se solicitaron 100,000 hand sanitizers El 31 de marzo de 2020 el Departamento recibió 88,450 unidades en lugar de las 100,000 ordenadas No se encontró evidencia en los expedientes de reclamaciones realizadas al proveedor por los bienes no recibidos y pagados.
Causa: El área solicitante no dio seguimiento oportuno al proveedor para que suministrara los bienes ordenados, según indicado por el guardalmacén del Laboratorio de Salud Pública en entrevista del 27 de agosto de 2021. [Apartado c.2)]
Comentarios de la Gerencia
[…] El argumento de la entonces directora interina de compras relacionado a que la carta circular de la ASG no es de aplicación, la ley orgánica del departamento expresa la magnitud del campo de acción al alcance del secretario en casos de una pandemia. A nuestro juicio, la pandemia del COVID 19 representa una emergencia de circunstancias extraordinarias para la cual se ejerció la autoridad delegada al secretario de salud para atender la misma según dispone la ley orgánica del DS. En este sentido, bajo estas circunstancias, el DS tiene autoridad para pasar por alto la Carta Circular de la ASG núm. 2020 07. De igual forma, no debemos pasar por alto que los compradores del departamento, a la fecha de las compras evaluadas, todavía laboraban en la oficina de compras del DS y contaban con años de experiencia en la adquisición de artículos relacionados al campo de la salud por lo que el DS contaba con la preparación para atender la encomienda.
17 El 22 de marzo de 2020 se efectuó un pago por adelantado por $67,500, mientras que el 25 de marzo de 2020 se efectuó un pago por adelantado por $3,600,000
18 60% del total ordenado ($3,667,500 x 60% = $2,200,500). Sin embargo, el Departamento pagó por adelantado $3,667,500, para una diferencia de $1,467,000.
19 $1.50 por cada unidad
Efectos
En caso de incumplimiento la pérdida sería mayor para el Departamento. [Apartado c.1)]
Efecto
Se privó al Departamento de bienes y recursos para atender la emergencia provocada por la pandemia del COVID 19. [Apartado c.2)]
[…] Nos parece importante señalar que ciertas compras efectuadas al inicio de la pandemia no incluyen en el expediente las tres cotizaciones, reiteramos que el departamento adquirió artículos similares de varios suplidores en cuestión de días. Es decir, el departamento cotizó artículos como pruebas para detectar el COVID 19 con varios suplidores y tomó la determinación de comprarle a todos con la intención de no depender de un solo suplidor dadas las circunstancias del mercado y la demanda global por los productos. Esto, claramente incidió en las entregas y sus posibles atrasos. [sic] [Apartado a.4)]
[…] Nos parece necesario tomar conocimiento de la escasez que hubo de este instrumento por la competencia a nivel mundial para su adquisición. Todos recordamos el clamor del entonces gobernador del estado de Nueva York para obtener ventiladores en sus conferencias de prensas diarias. Tan es así, que el entonces presidente de los Estados hizo uso de sus facultades ejecutivas para ordenar a empresas de la nación a dedicar su producción a la elaboración de ventiladores. A nuestro juicio debería resultar comprensible las tardanzas en la entrega de ciertos artículos en consideración a la demanda que tenían a nivel mundial. [sic] [Apartado b.2)] secretario
Consideramos las alegaciones del secretario con respecto a las situaciones que se comentan en el Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. Relacionado con el apartado a.2), en la Ley 73 2019 y la Carta Circular ASG 2020 07 se establecen las disposiciones para llevar a cabo las compras excepcionales, y las mismas debieron contar con la recomendación del administrador auxiliar de adquisiciones y con la autorización del oficial de licitación de la ASG. Esto, según indicado por el administrador interino de la ASG mediante comunicaciones del 21 de septiembre y del 4 de noviembre de 2021. En relación con el apartado a.4) , la determinación de comprarle a varios proveedores no eximía a los compradores del Departamento de solicitar y obtener, al menos, las tres cotizaciones requeridas por la Carta Circular ASG 2020 07. En los casos en que no se obtuviesen las cotizaciones requeridas, los compradores debían documentar las razones para esto. Relacionado con el apartado b.2), no se encontró evidencia en los expedientes examinados que el Departamento realizó reclamaciones a los proveedores que incumplieron con la entrega de los bienes en el tiempo acordado, o que los proveedores le notificaran al Departamento que confrontaban problema de escasez de los bienes ordenados