Понятие «документ»
В «Словаре русского языка» Сергея Ожегова говорится, что документ — это:
- «деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь»;
- «удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя».
«Толковый словарь живого великорусского языка» Владимира Даля определяет слово «документ» как «всякую важную деловую бумагу, также диплом, свидетельство и прочее».
Функции документа
Различают общие и специальные функции документа. К общим относятся:
- Социальная — документ содержит информацию о месте человека в обществе. Пример: Федор женится и получает свидетельство о заключении брака.
- Информационная — документ хранит и осуществляет передачу во времени и пространстве важных сведений. Пример: Мария после опоздания на работу пишет начальнику объяснительную записку.
- Коммуникативная — документ связывает общество и государство. Пример: Правительство России публикует постановление о внесении изменений в Положение о лицензировании производства лекарственных средств.
- Культурная — документ закрепляет и передает нормы поведения и культурные традиции. Пример: архитектор Валентин находит в архиве чертежный проект недостроенного здания XVIII века.
К специальным функциям документа причисляются:
- Правовая — документ диктует законы для здорового функционирования общества. Пример: Президент России издает указ о мерах по противодействию коррупции.
- Обучающая — документ передает знания. Пример: учитель Евгения составляет методичку с советами по легкому освоению математики начальными классами.
- Познавательная — документ дарит возможность постигать мир. Пример: выпускница педагогического колледжа Людмила читает уже опубликованную методичку той самой Евгении.
- Управленческая — документ расписывает порядок действий. Пример: Егор при устройстве на работу знакомится с должностной инструкцией.
- Мемориальная — документ содержит исторические сведения. Пример: в руки к реконструктору боев Михаилу попадает отчет о сражении при Ватерлоо в Отечественной войне 1812 года.
- Учетная — документ что-то фиксирует. Пример: бухгалтер Ирина предоставляет директору отчет о расходе средств компании в мае.
- Эстетическая — документ хранит и передает образно-художественные способы освоения реальности. Пример: влюбленные Лидия и Кирилл впервые смотрят «Титаник».
- Релаксационная — документ переносит внутреннее напряжение на другой объект. Пример: реалити-шоу «Дом-2» на время отвлекает Маргариту от собственных проблем.
Классификация документов
Эксперты выделяют 15 классификаций документов.
По степени обязательности:
- директивные документы — обязательны к выполнению;
- информационные документы — носят рекомендательный характер.
По способу фиксации информации:
- письменные документы — текстовые заявления, указы;
- графические документы — чертежи, схемы;
- фотодокументы — снимок в загранпаспорте, с места преступления;
- аудиодокументы — диктофонные свидетельства, музыкальные композиции;
- кинодокументы — ролики с уличной камеры, фильмы;
- электромагнитные документы — информация на флешках, дисках.
По содержанию:
- организационно-распорядительные документы — приказ об увольнении, трудовой договор;
- финансово-расчетные документы — расчетный чек, лицевой счет;
- снабженческо-сбытовые документы — договор купли-продажи, документ поставки;
- по личному составу — штатное расписание, график отпусков — и другие.
По наименованию:
- приказы;
- положения;
- протоколы;
- распоряжения;
- инструкции;
- правила;
- уставы;
- отчеты;
- акты;
- планы;
- письма;
- заявления и другие.
По функциям:
- учетные — накладная, кассовый чек;
- плановые — программа, план;
- статистические — карта выбывшего из больницы, форма учета перемещения товаров;
- технические — чертежи, маршрутная карта — и другие.
По видам:
- типовые — не изменяются;
- примерные — перерабатываются под нужды;
- индивидуальные — составляются под уникальные случаи;
- трафаретные — бланки.
По степени сложности:
- простые — по одному поводу;
- сложные — по нескольким поводам.
По месту составления:
- внутренние — создаются в организации;
- внешние — входящая и исходящая корреспонденция.
По срокам исполнения:
- срочные;
- несрочные.
По происхождению:
- официальные — документы государства, организаций;
- личные — документы гражданина.
По степени гласности:
- обычные;
- секретные;
- для служебного пользования.
По юридической значимости:
- действительные — имеют силу;
- недействительные — истек срок годности;
- подложные — подделки.
По назначению:
- подлинники — не копируются;
- оригиналы — создаются для копирования;
- копии — дубликаты.
По срокам хранения:
- временные — берегутся до десяти лет;
- постоянные — не ограничены во времени хранения.
По срокам исполнения:
- срочные — требуют исполнения в законные сроки;
- несрочные — время на реализацию не ограничено.
Реквизиты документа
Реквизитами называют информационные элементы, которые указывают на назначение, пространственно-временные характеристики и подлинность документа.
- Реквизиты географического пространства — адрес получения и отправления, почтовый индекс, номер телефона, номер счета в банке, государственный герб, фирменный логотип.
- Реквизиты иерархии — индекс документа, наименование организации или структурного подразделения, подпись и печать утверждения вышестоящего.
- Реквизит временного пространства — дата.
- Реквизиты целевого назначения — внешний вид, заголовок, текст.
- Реквизиты подлинности — подпись составителя, отметка о заверении копии.
Унификация управленческой документации
Унификация подразумевает приведение к единообразию и сокращение видов документов. Благодаря ей повышается эффективность сотрудников и сокращаются финансовые затраты.
Существуют три способа унификации документов, такие как:
- Трафарет — когда в связном тексте пропечатывается неизменная информация и оставляются поля для заполнения.
- Анкета — когда отсутствует связный текст, но имеются строки с вопросами или подзаголовками, куда вписываются необходимые данные.
- Таблица — то же, что анкета, отличается лишь оформление.
Краткое резюме
Подведем итог. Документ — это материальный носитель информации, который предназначен для ее хранения или передачи во времени и пространстве.
Источники:
https://lexicography.online/etymology/документ
https://slovarozhegova.ru/документ
https://gufo.me/dict/dal/документ
https://fir.bsu.by/images/departments/dcs/dcs-materials/dcs-studyprocess/kupreychik/Theme%203%20Document.pdf