Одним из приоритетов Транспортной стратегии РФ является переход транспортных документов в электронный формат.
С 1 сентября 2022 года грузоотправители, перевозчики и грузополучатели могут оформлять перевозочные документы в электронном виде без распечатки бумажных экземпляров, согласно Постановлению Правительства РФ от 21 мая 2022 г. N 931, через единую государственную информационную систему (ГИС ЭПД).
Переход на электронное взаимодействие сейчас носит добровольный характер и уже реализован в программах 1С.
Подписывать, отправлять и получать электронные документы можно в знакомой базе 1С с помощью сервиса 1С-ЭПД, благодаря которому переход на электронный документооборот будет комфортным и удобным.
Почему электронный формат перевозочных документов оказывается выигрышным:
1. Исправить документы в бумажном формате сложнее и дольше. В электронном виде изменения синхронизируются и обновляются у всех участников перевозок.
Нередки случаи, когда документы требуют исправления, тогда это становится всеобщей проблемой, необходимо не просто исправить и доставить документы, но и изъять неверные экземпляры, это требует дополнительного контроля и коммуникаций с участниками перевозок. В электронном виде грузоотправитель вносит изменения в документы в своей программе 1С и данные оперативно актуализируются у всех участников грузоперевозок.
2. Бумажные документы могут потеряться или испортиться. В электронном формате документы надежно защищены.
Находясь в пути водителям важно, чтоб документы всегда были под рукой для предоставления сотрудникам транспортного и дорожного контроля, и потеря их может привести к наложению санкций. В электронном виде документы хранятся в облаке и всегда доступны.
3. Бумажные экземпляры нужно дублировать для каждого участника перевозок, а в электронном взаимодействии не требуется тиражирования накладных они для всех участников доступны в базе 1С.
По оценкам фирмы 1С в электронном формате перевозчик может получить оплату, в среднем, на 20 дней быстрее, за счет своевременного и прозрачного учета документов в базе.
Схема работы сервиса 1С-ЭПД следующая:
1. Грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную в программе 1С и отправляет ее перевозчику и грузополучателю.
Далее грузоотправителю нужно отправить документы своему оператору ЭДО, который будет осуществлять выгрузку документов в ГИС ЭПД.
2. Перевозочные документы система ГИС ЭПД направляет перевозчику и грузополучателю.
3. Перевозчик и грузополучатель открывают эти документы и при отсутствии претензий подписывают.
4. Подписанная накладная возвращается грузоотправителю и перевозчику.
Важно отметить для электронного взаимодействия участникам необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись.
Благодаря сервису 1С-ЭПД вы всегда будете в курсе перемещения и корректировки маршрута товара на протяжении всего этапа доставки.
Использование данного сервиса это не только удобно, но и еще и выгодно. Ведь исходящий документ каждого этапа перевозки (титул) стоит всего лишь 7 рублей. Учитывая стоимость печати и доставки документов, потенциальных дополнительных временных и финансовых затрат на исправление и восстановление при потере, а также хранение в архиве, использование электронного документа позволяет экономить время сотрудников и деньги компании.
Для получения дополнительной информации о сервисе, а так же для перехода на 1С-ЭПД обращайтесь к партнерам дистрибьютора «1С-ГЭНДАЛЬФ» в Калуге.