IDENTIFICAÇÃO Curso: Auxiliar Administrativo Professor(a): Antonia Charliane Matos Facundo Disciplina: Rotinas Administrativas Carga Horária: 20h Unidade I ROTINAS ADMINISTRATIVAS Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, você seja capaz de: • Identificar técnicas administrativas para o funcionamento de uma empresa. • Entender o conceito de marketing; • Proporcionar aos participantes orientações quanto à adoção de procedimentos de classificação e arquivamento de documentos; • Identificar os tipos de clientes; 1 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS Nesta disciplina o aluno receberá noções de administração, suas principais funções e segredos dos sistemas que integram esta área como: Organização administrativa, Empresa, Departamento pessoal e muito mais. Entender as rotinas administrativas é conhecer o funcionamento organizacional de uma empresa, seus processos administrativos, coordenação e controles, o aluno estará qualificado a trabalhar em qualquer empresa. 1.1 – O QUE É ROTINAS ADMINISTRATIVAS São função ou funções que um profissional realiza dentro de uma empresa ou escritório, que são as seguintes: - Realizar entrega de materiais diversos; - Manter documentos e material organizados; - Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientação dos superiores; - Controlar a entrega e a saída de materiais; - Controlar registro de frequências de funcionários; - Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa visando orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores; - Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos ambientes; - Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia; - Realizar e atender chamadas telefônicas; - Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionários; - Realizar depósitos dos salários. 2– ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA A organização é muito importante nos serviços de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturação das atividades que pretende realizar. A palavra organização tem um sentido de preparação, de planejamento de uma atividade de acordo com um método de trabalho. Mas organização também significa, a forma como os dados e documentos são arrumados, guardados, dispostos. E isso é muito importante para que eles não se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessários. Como se pode constatar, organização é uma espécie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos. E a relação entre organização e ferramenta é muito forte. A organização é necessária em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. Não é de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as informações nos devidos lugares. Já no princípio do século XX o mundo se via às voltas com inúmeros problemas de desorganização e falta de métodos nas empresas. Foi então que Frederick W. Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experiências pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a realização de outras. É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado na organização racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento máximo com o mínimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que serão desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornará mais fácil de executar e, consequentemente, se realizará em menos tempos e com mais qualidade. 2.1 – ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administração oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Ciência? Atualmente, podemos afirmar que cada Administração apresenta seu estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gestão. Para o sucesso das mais variadas formas de Administração, é preciso fazer uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades do mercado. Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver estratégias para construir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo. Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar são as funções que um administrador utiliza para dá um bom funcionamento dentro das empresas. EMPRESAS Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios materiais cuja atividade é orientada para a produção de bens econômicos, isto é, bens ou serviços que satisfazem às necessidades humanas. As Empresas possuem três principais objetivos: - A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço; - O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço; - A renumeração do material humano (funcionários, empregados, colaboradores). Os administradores em todos os níveis hierárquicos de uma empresa devem buscar o alcance dos três objetivos, de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos. - Eficiência: Fazer certa coisa (trabalho correto, sem erros e de boa qualidade) - Eficácia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado esperado) Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organização, sofre problemas. Dentre as principais, citamos: - Falta de Comunicação; - Falta de Coordenação, entre os departamentos; - Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades; - Excesso de Burocracia; - Falta de Iniciativa e Criatividade; - Falta de Liderança. TIPOS DE EMPRESAS As empresas são organizações econômicas privadas, públicas ou mistas que oferecem bens e ou serviços tendo, em geral, o lucro como objetivos (em uma visão mais moderna, o lucro é uma consequência, ou retorno esperado pelas empresas, do processo produtivo e, para as empresas públicas ou “entidades sem fins lucrativos” é representado pela “rentabilidade social”). Tipos de empresas: - Privadas: provinda de uma Firma Individual ou de Sociedade, é aquela que não é de propriedade do Estado, ou seja, seu proprietário possui todos os direitos sobre ela. São exemplos de empresas privadas: Bradesco, TAM, etc. - Publicas: entidade oriunda de órgãos governamentais, podendo ser municipal, estadual ou federal. São exemplos de empresas publicas: Agespisa, Caixa Econômica Federal – CEF, etc. - Sociedades de economia mista: é a junção das Empresas Públicas com as Empresas Privadas, neste caso, a Empresa Pública, detém a maior parte das Ações, assumindo o controle Administrativo, cabendo à Empresa Privada, os serviços de utilidade pública. São exemplos de sociedades de economia mista: o Banco do Brasil S/A e a PETROBRÁS (Petróleo Brasileiro S/A). FUNÇÕES BÁSICAS DAS EMPRESAS - Administrativa: faz com que as operações da organização sejam integradas e, assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, tendo uma influencia sobre essas funções. - Comercial: relacionadas com as transações de compra, venda e permutação. - Técnica: Relacionadas com a produção de Bens, Produtos ou Serviços. - Contabilidade: Relacionadas com inventários, balanços, custos, registros e estatísticas. - Financeira: Relacionadas com a procura (captação) e gerência de capitais como o bom uso do capital. - Segurança: Relacionadas com a proteção e preservação de Bens e pessoas. 3 – TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS É um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da empresa. As técnicas permitem criar uma padronização das rotinas executadas pela empresa. 3.1 – MANUAIS DE INSTRUÇÕES X REGULAMENTOS Os manuais de instruções servem para determinar procedimentos para a execução de um trabalho. São elaborados por setores específicos a que se referem e a sua leitura é obrigatória, para que se possa manter a padronização dos conceitos. Os regulamentos são importante instrumento para definir diretrizes na empresa, através do regulamento podemos conhecer as políticas da empresa e seu objetivo em geral. Os regulamentos são elaborados por líderes de departamento ou administração. 3.2 – ORGANOGRAMA É a representação gráfica dos setores e/ou departamento da empresa, onde podemos visualizar a relação de mando e subordinação. Representamos os setores ou departamento da empresa através da figura geométrica de um retângulo, as linhas cheias interligam as figuras, relacionando-as de acordo com a autoridade, as linhas pontilhadas, representam órgãos de assessoria ou staff. OBJETIVO DO ORGANOGRAMA - Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia; - Delegar autoridades e responsabilidade; - Trajetória de comunicação. 3.3 – FLUXOGRAMA É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o próximo passo a ser seguido. Os símbolos utilizados na elaboração do fluxograma são de caráter internacional, porém, isso não impede de ser alterado conforme a necessidade. Todo fluxograma deve possuir um início, um sentido de leitura ou fluxo, e um fim, bem como as devidas amarrações. O processo deve ficar definido da forma mais clara possível, ou seja, de fácil identificação das ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do processo. OBJETIVO DO FLUXOGRAMA - Diminui movimentos desnecessários; - Corrigir erros de processos; - Facilitar treinamento dos colaboradores; - Manter o controle de qualidade do trabalho. SIMBOLO SIGNIFICADO OPERAÇÃO MOVIMENTO/TRANSPOR TE PONTO DE DECISÃO INSPEÇÃO DOCUMENTO IMPRESSO ESPERA ARMAZENAGEM SENTIDO DE FLUXO LIMITES (INÍCIO,PARE, FIM) 3.4 – CRONOGRAMA O cronograma é uma ferramenta de planejamento e controle em que são indicadas e detalhadas as atividades a serem executadas durante um período estimado, bem como seu prazo de execução e responsáveis. Um cronograma é considerado ainda, um importante instrumento para levantamento dos custos de um projeto e, a partir daí, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final. 3.5 – TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO Esta técnica cresceu muito nos últimos tempos, à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, culturais e econômicos. Para as empresas, representa um importante papel, pois os documentos requerem qualidade e funcionalidade. O valor e a importância dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente, antes de serem destruídos. Arquivo é o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos, que devem ser preservados pelas instituições públicas ou privadas, afim de organização ou consulta. Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade. Um arquivo bem organizado deve permitir que, em sua ausência, outros funcionários encontrem facilmente os documentos. - Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância, em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração, devem ser prioritários. - Precisão: os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão. - Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos. TIPOS DE ARQUIVOS Baseado na definição podemos dizer que existem vários tipos de arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em: - Públicos (federal, estadual, municipal); - Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associações); - Comerciais (empresas, corporações, companhia); - Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc). Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos médicos, de imprensa, de engenharia, literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados. SISTEMA DE ARQUIVO Sistema é um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que independentemente da posição que ocupam as respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp. E Documento? É a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade. O documento pode ser simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou composto (processo). NATUREZA DOS DOCUMENTOS Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos conhecê-los: 1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa. 2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento. 3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes), fonográfico (disco, fitas), magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom). 4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que gerou. Exemplos: ata de posse, boletim de notas e frequência de alunos, regimento de departamento, precesso de vida funcional, boletim de atendimento de urgência, prontuário médico, tabela salarial. Como organizar um arquivo? É interessante que o local onde você trabalhe ou venha trabalhar tenho um plano de classificação para que você possa guardar os documentos dentro de pastas certas. Classificação é, portanto, a sequencia de operações que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. Ordenação: É à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos, veja a seguir alguns métodos básicos: • Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto; • Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal; • Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outros); • Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos; • Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída dos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados. IDADE DOS ARQUIVOS Você sabia que os arquivos também tem ciclo de vida? É, este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do documento (a razão de ser do documento). Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado. O ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos: - Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração. - Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou SemiAtivo. São Arquivos que aguardam em depósitos de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. - Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público. Atenção: por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”. TEMPO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS São diversos documentos que devem ser mantidos por um certo período de tempo guardados. Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos utilizados pelas empresas. Tipos de Documentos Água, Luz Pagamento de Aluguel COFINS DARF Duplicados, Carnês e Tempo de Armazenagem 05 anos 05 anos 05 anos 05 anos 02 anos Dicas Recomendação Recomendação Determinado por lei Determinado por lei Recomendação Recibos Imposto de Renda IPVA, Multas de Trânsito Notas Fiscais GPS, Comprovante 05 anos 02 anos 05 anos 10 anos Determinado por lei Recomendação Determinado por lei Determinado por lei pagamento do INSS Depósito do FGTS 30 anos Determinado por lei 4 – USO DE EQUIPAMENTOS Durante toda a vida, nós devemos estar em constante aprendizado, é necessário atentar-nos para outros conhecimentos e novas tecnologias, que vão expandindo-se constantemente. Já que a tecnologia evolui a passos largos e rápidos, para dar contribuição competitivamente adequada ao mundo, qualquer profissional hoje deve aprender o tempo todo. Para acompanhar o desenvolvimento e os avanços tecnológicos, que tem se intensificado nos últimos anos, estando presente em vários estabelecimentos e serviços que utilizamos, é imprescindível ampliar nossos horizontes, capacitar-nos para o exercício de atividades que dependem e exigem o domínio de diversos equipamentos para execução. O auxiliar administrativo para exercer adequadamente suas atribuições deve ter conhecimento sobre o uso de determinados equipamentos que fazem parte de seu cotidiano profissional, como o computador e a internet, o aparelho de fax, a copiadora e o telefone. Assim, adquirimos noções básicas sobre a utilização desses equipamentos. 4.1 MICROCOMPUTADOR E INTERNET Os microcomputadores fazem parte do nosso cotidiano. É, sem dúvida, a ferramenta mais indispensável que temos atualmente. Nas empresas, a necessidade de lidar com dados e informações é bastante frequente. Afinal, qualquer decisão tem de estar muito bem fundamentada. E essa fundamentação vem exatamente da análise dos dados e informações empresariais. Isso acontece em todas as empresas ligadas ao comércio ou à prestação de serviços, qualquer que seja o seu tamanho ou o ramo de suas atividades. Todas elas registram e armazenam os mais variados dados e informações do seu dia-a-dia de trabalho para usá-los, posteriormente, quando houver necessidade ou for de seu interesse. Dessa maneira, é indispensável que o auxiliar administrativo esteja preparado e apto para utilizar um microcomputador para a realização de diversas atividades que facilitam e organizam uma empresa. Toda a documentação e dados das empresas são armazenados na memória de computadores, facilitando que os documentos circulem pelas várias pessoas e departamentos que têm alguma relação com aquele assunto, para todos conhecerem. A internet possibilita e facilita extremante as funções e atividades realizadas dentro de uma empresa, no que diz respeito ao uso de e-mails e acesso a sites com informações atualizadas e necessárias para cada empresa. 4.2 – APARELHO DE FAX Equipamento muito utilizado pelas empresas e organizações em geral. Todo escritório possui uma linha telefônica para o fax. O que permite a empresa o envio de documentos e informações a clientes, distribuidora, filiais e parceiros comerciais. Por meio, do fax pode-se enviar ou receber informações a qualquer momento, no horário de expediente, ou não, independente de um aviso prévio. Exemplo de um modelo de fax: 4.3 – COPIADORA Todo escritório deve possuir uma copiadoraxerox própria, para facilitar as atividades diárias das empresas, e evitar o desperdícios de tempo de funcionário no deslocamento até uma papelaria onde possui copiadora para tirar xerox. . Exemplo de um modelo de copiadora: 4.4 – TELEFONE O telefonista está presente em órgãos públicos e privados, empresa, escolas, hospitais, universidades e outros. Receber e transferir ligações, localizar pessoas, transmitir mensagens e registrar solicitações são algumas das funções desempenhadas por este profissional. O serviço do telefonista, indispensável no atendimento ao público, funciona como um cartão de visitas da empresa, instituição ou organização. Logo, é preciso que o profissional esteja devidamente preparado para fornecer informações e responder às dúvidas de quem o procura. Neste sentido, o telefonista deve conhecer o ambiente de trabalho, saber quem é quem e onde encontrar as pessoas, bem como ser educado e paciente. Além disso, quando não souber ou não puder dar uma informação, o profissional deve saber comunicar isso de forma educada. Dicas para um bom atendimento telefônico: • Atender ao primeiro toque –isso demostrará atenção, disposição e eficiência; • Evitar a expressão “alô” – dizer sempre o nome da empresa e o seu, seguidos do cumprimento ‘bom dia, boa tarde ou boa noite’. No caso de ligações interna informe seu nome e departamento; • Não confiar na memória – mantenha sempre por perto um lápis e/ou caneta e papel para anotações. • Use termos fáceis de serem entendidos –fale com clareza, com boa dicção e bom português; • Modo de falar – cuidado também com demonstração excessivas de simpatia e intimidade, isso pode não ser muito bem recebido; • Interromper bruscamente a conversação – evite encerrar uma conversa bruscamente, quando necessário, seja delicado, preservando sua imagem e a da empresa. • Evite deixar esperando – se não for possível fornecer informações rapidamente, consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar novamente, caso contrário, anote os dados e retorne posteriormente; • Encerrar a conversa cordialmente – use sempre palavras como: obrigado (a), às ordens, por favor, desculpe-me, entre outros. 5 – REDAÇÃO COMERCIAL A redação comercial é um esclarecimento escrito de dentro dos procedimentos legais, representando uma operação da empresa. 5.1 – TIPOS DE REDAÇÕES COMERCIAIS - Ofício: é o documento que expõe o assunto de forma clara, usando uma linguagem formal. É um documento privativo e muito usado em Entidade Públicas, eficaz na comunicação entre autoridades. - Memorando: é o documento interno que se estabelece uma comunicação rápida, sem formalidades. - Carta: é o documento que transmiti informações em uma linguagem formal, sem obedecer ao processo rígido do ofício. É um dos documentos comerciais mais utilizados para a transmissão de informações. - Atestado: é uma afirmação que têm por finalidade provar alguma coisa. O atestado afirma o que é de conhecimento do atestado. Exemplos: sanidade, óbito, bons antecedentes, boa conduta, médico, entre outros. - Declaração: declara a inexistência ou não acontecimento de fato. Pode ser feito por pessoas físicas ou jurídicas. - Aviso: é o documento que têm como finalidade advertir, notificar e regulamentar disposições. O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado ou proibido, e que deve ser cumprido, é importante definir prazos e níveis hierárquicos que serão atingidos. - Procuração: é o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante, dá poderes a outras pessoas para executarem uma operação em seu nome. Os poderes são mencionados na procuração e assinalados por ambos. - Edital: é um documento que comunica ao público interessado, condições e prazos de forma amplamente divulgada, deve ser exposto em local de grande circulação, como por exemplos, órgãos de imprensa escrita. Edital têm efeitos jurídicos, que evitam alguém alegar que não estava avisado. 5.2 – FORMAS DE TRATAMENTO O tratamento Vossa Excelência (por extenso) é usado para: - O Presidente e Vice-Presidente da República - O Presidente do Supremo Tribunal Federal - O Presidente do Congresso Nacional O Tratamento V.Exª (forma abreviada) é usada para: - Componentes do Poder Judiciário - Membros do Poder Legislativo - Ministros e Secretários do Estado - Governadores e Prefeitos - Altas Autoridades Tratamento para os demais casos: V.Emª – para Cardeais V.Remª – para religiosos (reverendíssima) V. Magnificência – para Reitores V. Sª – forma geral de tratamento e em cartas Sr/Sra/Srta. – para Senhor / Senhora / Senhorita Dr./Dra – para Doutor / Doutora Prof./Prof.a – para Professor / Professora 5.3 – PADRONIZAÇÃO Têm como objetivo determinar regras na Empresa, de modo que, todos os processos internos sigam este procedimento, organizando as rotinas e técnicas, tornando-o homogêneo. - Relatório:é a exposição detalhada de fatos e ocorrências. De forma geral, o relatório deverá conter informações para que a Autoridade Superior possa tomar decisões. Aspectos que devem ser observados no relatório:  Abertura: local, data, repartição  Introdução: indicação do fato a ser relatado  Texto: relato minucioso do fato  Conclusão: recomendação de providências a serem tomadas  Fecho: formas protocoladas - Formulários: neles são registradas todas as informações necessárias para as providências sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou eletrônica. Podemos citar como exemplos de formulários: Notas Fiscais, Ficha Cadastral, Fichas de Controle, entre outros. 6 – ATENDIMENTO AO CLIENTE A palavra atendimento é derivada do verbo “atender”, e atender é um verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que alguém deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. No mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinâmica, isto é, com prontidão e excelência. 6.1 – CONHECENDO O CLIENTE São raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes, saber qual o seu grau de satisfação, apurar opiniões, sugestões e críticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes é preciso, primeiramente, sabermos quem são os clientes, a faixa etária e classe social que pertencem, entre outras informações importantes. Clientes: quem são eles? • Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serviços da empresa; • Cliente Intermediário: é quem intermedeia a venda dos produtos e/ou serviços; • Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores são pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho. O que afasta um cliente? • Falta de atenção; • Falta de flexibilidade; • Dificuldade de acesso às informações; • Morosidade; • Erros; • Indiferenças; • Descortesia. 6.2 – CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIÇO Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e processos da empresa onde trabalhamos. As informações precisas darão mais segurança, firmeza e habilidade para responder as dúvidas dos clientes. 6.3 – VENDAS “Vender” segundo o dicionário, é o ato de “Alienar ou ceder por certo preço, troca por dinheiro”. Na prática é onde os vendedores, com a intenção de obter o maior lucro, interagem com os compradores, que tem interesse em uma maior satisfação, seja elas primarias ou segundarias. As vendas estão divididas em venda ativa, que é a parte da venda realizada pelo profissional de vendas, e a venda passiva que é parte da venda realizada pelo trabalho de marketing realizado. Muitas vendas são praticamente realizadas por venda passiva, porque muitos produtos têm um bom plano de marketing e possuem uma marca forte consolidada. 7 – MARKETING É o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa, de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto. Através do marketing conseguimos: • Conhecer as tendências e preferencias dos clientes; • Compra pelo menor preço e vender por um preço competitivo; • Manter a imagem do produto e/ou serviço em alto nível. O marketing busca identificar e satisfazer as necessidades das pessoas e da sociedade, sem esquecer da questão lucratividade – objetivo dos proprietários das organizações. Cabe à gestão de marketing identificar nichos de mercado, traçar estratégias para reter e fidelizar clientes, desenvolver produtos em conjuntos com as áreas técnicas, visando gerar valor para seus clientes. PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING - Produto: o produto ou serviços oferecido pela empresa deve buscar atender um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercadoalvo; - Preço: o preço do produto ou serviço deve ser compatível com as expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrência; - Praça: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os clientes, buscando-se equilíbrio entre a disponibilidade do produto e os custos totais de distribuição; - Promoção: a empresa deve comunicar, de forma clara e eficaz, as características de sua oferta de marketing aos clientes-alvo. ATividades 1. Para você, administração é uma arte ou uma ciência? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Uma empresa reúne quais fatores de produção? Explique cada um deles. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Explique a diferença entre eficiência e eficácia. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quais as funções básicas de uma empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Qual é a diferença entre manual e regulamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Qual a finalidade do organograma e quais os métodos de construção? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. O que é um arquivo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Quais são as dicas para garantimos o sucesso no atendimento telefônico? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10.Quais os tipos de clientes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. Na sua opinião, quais os fatores que afastam os clientes da empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. Quais as principais ferramentas do marketing? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13.Qual é a diferença entre atestado e declaração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 14.O que você entendeu por procuração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referências Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO Unidade II Administração Financeira Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, você seja capaz de: • Desenvolver habilidades na utilização das ferramentas financeiras; • Identificar as formas de financiamento para obtenção de recursos para a empresa; • Avaliar a importância dos títulos de credito para a empresa. ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Um dos recursos mais importantes a serem administrados em uma empresa é o financeiro. Uma boa gestão financeira proporciona maior competitividade e sobrevivência às empresas no mercado. Esta passa a ser uma questão de sobrevivência para as empresas num ambiente de grande concorrência, como acontece no mundo globalizado. A gestão financeira de uma empresa deve considerar em seus trabalhos a decisão de fazer um investimento ou financiamento, de produzir mais o produto A ou o B, de ter estratégia de preços mais agressiva ou mais conservadora. Concluímos assim que a administração financeira está diretamente ligada à gestão estratégica da empresa. 1 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS As operações bancárias são muito comuns na nossa vida, e não poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. Dificilmente alguma dispensa o uso de operações com bancos comerciais ou financeiros, em virtude do uso difundido dos cheques e cartões de créditos, sem falar na necessidade de financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros. 1.1 – FINANCIAMENTO É uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma determinada necessidade, a liquidação pode ser realizada ao longo do tempo, sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor. Podemos destinar um financiamento, para: Capital de Giro – financia a atividade operacional da empresa, este recurso é destinado à compra de mercadorias, reposição de estoques, despesas administrativas, etc. Investimento Fixo – é destinado a gerar o resultado operacional da empresa. Destinamos este recurso à aquisição de bens e imóveis. Podemos considerar ativo fixo, máquinas e equipamentos, imóveis, veículos utilitários, entre outros. Investimento Misto: é a junção do financiamento para investimento fixo com financiamento para capital de giro. 1.2 – PRINCIPAIS GARANTIAS Aval – de uso exclusivo para Títulos de Crédito. O avalista torna-se co-devedor, ou seja, deve tanto quanto o avaliado. O pagamento da obrigação pode ser imputado diretamente ao avalista. Fiança – de uso exclusivo para Contratos. O Fiador garante o cumprimento da obrigação principal. Penhor Mercantil – Requerimento para uma coisa “Móvel”, que ficará retida com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato. Hipoteca – é o direito real da garantia que incide sobre uma coisa “Imóvel”, permanecendo esta na posse do proprietário. 1.3 – TÍTULOS DE CRÉDITO Títulos de Crédito, conhecidos como documentos permutáveis por valores. Podemos considerar os principais títulos de crédito: cheques, duplicatas, notas promissórias, entre outros. Os títulos de crédito tem muita importância nos negócios, uma vez que promovem e facilitam a circulação de crédito e valores a estes inerentes, além de propiciar segurança no tocante à circulação de valores. É importante constar nos títulos de crédito, informações do tipo:  Cedente (credor);  Sacado (devedor);  Vencimento;  Valor Numérico;  Instruções de Cobrança;  Identificação do Registro. Cheque: é uma ordem de pagamento à vista, sacada contra um banco e com base em suficiente provisão de fundos depositados pelo sacador em mãos do sacado ou decorrente de contrato de abertura de crédito entre ambos. Os fundos disponíveis em conta corrente pertencem, até a liquidação do cheque. A lei do cheque prevê as seguintes modalidades deste título de crédito: a) Cheque Administrativo: é aquele sacado pelo banco contra um dos seus estabelecimentos. O cheque só pode ser emitido se for nominativo, ou seja pago a uma determinada pessoa. b) Cheque Cruzado: é identificado por dois traços transversais, o cheque com cruzamento em branco somente poderá ser pago a um banco ou a um cliente do sacado mediante crédito em conta. O cheque com cruzamento especial, somente poderá ser pago ao banco cujo nome conste no cruzamento. c) Cheque Nominal: com a expressão “à ordem”, são transferíveis mediante declaração do endossante. d) Cheque ao Portador: são pagáveis a quem o apresentador no guichê do banco. Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal, oriunda de uma venda mercantil. As informações necessárias para a confecção da Duplicata Mercantil, encontram- se na Nota Fiscal. Nota Promissória: tem como fundamento a confissão de uma dívida, não tem necessidade de comprovação de origem. Para garantir a eficácia do processo financeiro, é importante a utilização de alguns comprovantes, seja eles de entrada ou saída de operações, como podemos citar:  Recibo  Cópia de Cheque 2 – OPERAÇOES MARCANTIS 2.1 – NOTAS FISCAIS São documentos de ordem legal, exigidos pelo FISCO da empresa que vende produtos ou presta serviços das mais diversas naturezas. A Nota Fiscal deve obrigatoriamente acompanhar os produtos, mercadorias e serviços. Existem alguns modelos de Notas Fiscais, cada qual para uma finalidade. A sua utilização dependente do tipo da empresa que irá emitir, e qual operação esta sendo realizada. - Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal é emitida nos casos de venda a consumidor, tributadas pelo ICMS, quando o cliente retira a mercadoria diretamente do estabelecimento comercial. - Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos de serviços, sendo fundamental a discriminação do serviço prestado. (o modelo desta Nota Fiscal varia de município para município) - Nota Fiscal – Fatura: comprova a origem da mercadoria, é necessária a citação da natureza da operação, a descrição do produto, quantidade, valores, impostos, entre outros. Emitimos este documento, nos casos de saída ou entrada de mercadorias. 2.2 – RECIBOS Os recibos são comprovantes de pagamentos, os quais são emitidos pelas empresas no momento do recebimento de determinado valor. Podem ser em forma de impresso formal adquirido em papelarias ou em modelo desenvolvido pela própria empresa. Serve ainda de controle para efeito fiscal e contábil pelas empresas para garantir que nenhum valor saia da companhia ou entre nela sem o devido registro. Este é apenas um dos modelos de comprovantes de recebimento de valor. 2.3 – ORÇAMENTOS DE VENDAS Quando é solicitado pelo o cliente um Orçamento para a sua empresa, o mesmo deve conter informações necessárias e fundamentais para a efetivação da venda. Informações não citadas podem gerar problemas futuros e o descontentamento por parte do cliente. 2.4 – ORDEM DE COMPRA As compras são de vital importância para o andamento de empresa, mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucro, e os clientes participam desta economia. Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1º - Necessidade da Empresa; 2º - Disponibilidade de Verbas para a compra; 3º - Condições atuais do Mercado. Organização das Compras: • Selecionar os fornecedores; • Negociar com os fornecedores; • Abrir concorrência; • Analisar ofertas e preços; • Expedir ordem de compra; • Receber os materiais ou serviços adquiridos; • Procurar novas empresas fornecedoras; • Manter atualizados: catálogos, listas e dados de mercado. Planejamento de Compras: O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua programação de compras. O objetivo da programação de compras é evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa. ATividades 1. O que é Financiamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas Empresas? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Quais os principais títulos de crédito? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. O que são recibos? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referências Administração: guia prático e didático / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de Campus. –1. Ed. – São Paulo: Érica, 2003. Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO Unidade III Rotinas do Departamento Pessoal Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, você seja capaz de: • Executar tarefas realizadas pelo Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos; • Relacionar a documentação necessária para admissão do empregado; • Identificar as obrigações da empresa. 1 – ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL O departamento pessoal ou de recursos humanos é parte da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas, excetuando-se apenas aquelas de porte muito pequeno. Nesses casos, quase sempre a rotina do departamento pessoal é executada pelo escritório de contabilidade contratado pela empresa. Em todos os outro casos, o departamento pessoal ou de recursos humanos é imprescindível para o bom funcionamento dos negócios. O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funções básicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento, seleção, treinamento, admissão de funcionários, controle de presença, desligamento, dentre outras. 1.1 – RECRUTAMENTO Recrutamento é a busca de recursos humanos para suprir as necessidades da empresa. Antes de iniciar o recrutamento, a empresa precisa definir as características do empregado que desejar contratar. Entre essas características, destacam-se: idade, escolaridade, experiência na atividade, etc. Tipos de Recrutamento: Recrutamento interno: é utilizado para preenchimento de vagas, através de remanejamento dos quadros existentes na organização. Recrutamento externo: é utilizado para atrair os candidatos que estão fora da instituição. Existem vários meios de executar o recrutamento:  Anúncios em jornais;  Indicações dos próprios funcionários da empresa;  Rádio, TV e Internet;  Cartazes na frente da empresa;  Utilização de agencias de emprego;  Procura em escolar e faculdades. 1.2 – SELEÇÃO Escolha do candidato para a vaga disponível na empresa. Busca entre os candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga. Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados:  Formulários de solicitação de emprego;  Entrevistas;  Testes. 1.3 – TREINAMENTO O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessários para o desempenho da sua função. Os objetivos do treinamento são:  Preparar o pessoal para a execução da tarefa;  Desenvolver a capacidade pessoal, não somente para o cargo, mas também para outras habilidades;  Aumentar a motivação e tornar o pessoal mais receptivo às técnicas e cultura da organização. 2 – CONTRATOS DE TRABALHO O contrato de trabalho é dispositivo legal que regulamenta a atividade laboral entre empregado e empregador. Classificação: - Contrato Indeterminado Contrato de trabalho por prazo indeterminado é a regra no direito do trabalho. Atendendo, assim, ao princípio da continuidade da relação de emprego, em que o empregado passa a integrar de forma definitiva, a atividade empresarial, contribuindo com seu labor para o crescimento da empresa. - Contrato determinado Também conhecido como contrato a termo é o contrato de trabalho cuja a vigência depende de termo prefixado ou da execução de serviços especificados, ou ainda da realização de certo acontecimento suscetível de previsão aproximada. Nesse tipo de contrato as partes já sabem, desde o início, a data do término, ou uma previsão aproximada de término. 3 – ADMISSÃO DE EMPREGADOS Após serem realizadas todas as etapas referentes ao recrutamento e seleção, a empresa terá o candidato apto para assumir o cargo, com isso procede a sua contratação. Para que se faça possível a admissão de empregados, torna-se indispensável que ele possua e apresente, no Departamento de Pessoal, toda a sua documentação, que é obrigatória, conforme normas do Ministério do Trabalho. Documentos Obrigatórios: - CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social); - RG (Cédula de Identidade); - Título de Eleitor; - Certificado de Reservista (sexo masculino); - CPF (Cadastro de Pessoa Física); - Foto 3x4; - Certidão de Nascimento; - Certidão de Casamento; - Comprovante de Residência; - Exame médico admissional(expedido por médico do trabalho). FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO Após o recebimento dos documentos do novo empregado a empresa tem por obrigação legal, além, de outros procedimentos, efetuar o seu respectivo registro. Esse registro pode ser feito em livros, fichas ou por sistemas eletrônicos, conforme prescreve o art. 41 da CLT. 4 – EXIGÊNCIAS LEGAIS LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO As empresas sujeitas à inspeção do trabalho são obrigadas a possuir livro denominado “Inspeção do Trabalho”, a fim de que nele seja registrada, pelo agente de inspeção, sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a hora do início e término desta, assim como o resultado da inspeção. No livro serão registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigências feitas, como os respectivos prazos para atendimento. Devem ser anotados, também, pelo agente da inspeção, de modo legível, os elementos de sua identificação funcional. Havendo mais de um estabelecimento, as empresas deverão possuir tantos livros quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo, proibida sua centralização. QUADRO DE HORÁRIO DE TRABALHO O quadro de horário de trabalho é obrigatório, podendo a empresa optar pelo modelo simplificado, devendo afixá-lo em local bem visível. Com relação aos empregados menores (de 14 a 18 anos), a empresa deve relacioná-los em quadro de horário especial adquirido em papelarias especializadas (Quadro de Horário de Trabalho de Menores). LIVRO DE PONTO Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados, é obrigatória a marcação do “Ponto”, com a anotação da hora de entrada e saída, devendo ser assinalados os intervalos para repouso. A marcação do ponto pode ser feita em registros mecânicos ou eletrônicos, isto é, mediante relógio de ponto, ou manuscrita em livro ou cartãoponto. CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS Cumprindo as determinações da Lei nº 4.923-65, os estabelecimentos que registrarem movimentos de empregados (admissão e desligamento) deverão informar ao Mistério do Trabalho até o dia 07 (sete) do mês seguinte a movimentos havidas. Para cumprir a exigência, enviam-se a exigência internet os dados por meio do ACI – Aplicativo do CAGED Informatizado, disponível na pagina www.caged.gov.br 5–SALÁRIO É a remuneração devida pelo empregador ao empregado pela prestação de serviços do último, em decorrência de um contrato de trabalho, sendo inadmissível sua redutibilidade. É permitido que o salário seja pago em parte, num percentual máximo de 70% (setenta por cento). FOLHA DE PAGAMENTO É um documento onde registra e controla todos os proventos e descontos de um funcionário no mês, e se divide em duas partes distintas. Proventos:  Salários;  Horas extras;  Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;  Salário família;  Diárias de viagens;  Ajuda de custo;  Gratificações; Descontos:  INSS;  IRRF;  Contribuição Sindical;  Faltas;  Vale-Transporte;  Adiantamentos;  Seguros. 6 –13º SALÁRIO A gratificação de Natal, ou gratificação natalina, popularmente conhecida como décimo terceiro salário (13º salário), é uma gratificação instituída no Brasil, que deve ser paga ao empregado em duas parcelas até o final do ano, no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumeração para cada mês trabalhado. O pagamento do 13º deverá ser efetuado da seguinte forma: 50% (cinquenta por cento), quando houver solicitação do empregado por escrito, no mês de janeiro, para ser pago quando da concessão de suas férias, ou quando não solicitado, até o dia 30 de novembro, a título de adiantamento da gratificação natalina. Os outros 50% (cinquenta por cento) deverão ser pagos até o dia 20 de dezembro, quando, então, sofrerá todos os descontos devidos, levando-se em consideração o total da gratificação. 7 – FÉRIAS As férias são um direito constitucional do trabalhador ao qual ele terá direito após cada período de 12 meses de trabalho. DIREITO A FÉRIAS Todo empregado adquire o direito a férias após 12 meses de vigência do contrato de trabalho. Nos primeiros 12 meses, o empregado adquire o direito a 30 dias de férias. Nos 12 meses seguintes o empregador deve, obrigatoriamente, conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. Mas quem escolhe quando o empregado tira férias é o empregador. PERDA DO DIREITO A FÉRIAS Não terá direito a férias o empregado que, no curso do período aquisitivo:  Permanecer em licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias;  Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias, com percepção de salários, em decorrência de paralisação total ou parcial dos serviços da empresa;  Pedir demissão e não for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes à sua saída;  Permanecer recebendo auxílio-doença da Previdência Social, por mais de 180 (cento e oitenta) dias. ÉPOCA DE FÉRIAS A concessão de férias deverá ser comunicada ao empregado, por escrito, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa comunicação, o empregado deverá dar o recibo. O “aviso de férias” deve ser feito em duas vias, mencionando-se o período aquisitivo a que se referem às férias. O empregado dá o ciente no documento. A concessão das férias deverá ser anotada na CTPS do empregado em local próprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados. ABONO PECUNIÁRIO O empregado tem direito de converter um terço de suas férias em abono pecuniário. Assim, por exemplo, aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de férias poderá optar em descansar todo o período, ou apenas durante 20 (vinte) dias, recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro. O abono deverá ser requerido pelo empregado, por escrito, até 15 (quinze) dias antes do término do período aquisitivo. Após esse prazo, a concessão do abono ficará a critério do empregador. ABONO DE 1/3 (UM TERÇO) CONSTITUCIONAL Em seu artigo 7º, inciso XVII, a Constituição de 1988 dá ao trabalhador um adicional de 1/3 (um terço) sobre a remuneração de férias, por ocasião dessas. Aplica-se o pagamento deste dispositivo também sobre as férias indenizadas, nas rescisões de contrato de trabalho. 8– DEMISSÃO DE EMPREGADO A demissão significa rescisão de contrato de trabalho entre o empregado e o empregador. CAUSA DA DEMISSÃO A demissão sempre ocorrerá por manifestação da vontade: Da Organização:  Sem justa causa;  Por justa causa. Do Empregado:  A pedido. Por término de contrato. AVISO PRÉVIO O aviso prévio é a comunicação que o empregador (a Organização na demissão sem justa causa) deverá fazer ao empregado, ou o empregado (no pedido de demissão) ao empregador, se quiser encerrar o contrato de trabalho sem motivo justo. O aviso será dado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. Se o aviso prévio não for feito, a parte (empregado ou empregador) terá o direito a exigir a indenização pelo prazo correspondente. Quando é a Organização que é efetua a demissão sem justa causa, o empregado receberá o aviso prévio e terá o direito, durante os 30 (trinta) dias que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas diárias, sem prejuízo do seu salário integral, ou mesmo faltar ao serviço por 07 (sete) dias corridos. RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO A rescisão de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT), documento padronizado e obrigatório, de acordo com a legislação em vigor. O Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho é o comprovante de quitação das verbas de um empregado e é também, autorização para o levantamento do saque do FGTS, administrado atualmente pela Caixa Econômica Federal. HOMOLOGAÇÃO A homologação é obrigatória no caso de empregados com mais de 12 (doze) meses de serviços prestados quando de sua rescisão de contrato de trabalho. A homologação compreende a assistência, por parte do sindicato de classe do empregado ou órgão do Ministério do Trabalho, no ato rescisório. SEGURO-DESEMPREGO O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado após o saque do FGTS encaminhará a sua CD (Comunicação de Dispensa) ao órgão do SINE ou ao Ministério do Trabalho. O seguro-desemprego poderá ser recebido em até 05 (cinco) parcelas mensais, caso o trabalhador permaneça desempregado por todo esse período, podendo ser estendido em até 06 (seis) parcelas em casos especiais. Não terá direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver aposentado ou que não tiver vínculo empregatício, no mínimo por seis meses, com a contratante, bem como tiver sido demitido por justa causa. 9 – TRABALHO DO ESTAGIÁRIO CONTRATO DE ESTÁGIO Estágio é o período de tempo em que o estudante exerce sua profissão mediante a prática e o aperfeiçoamento de ensinamentos teóricos ministrados na escolar. A lei que regula os estágios remunerados de estudante de 2º (segundo) e 3º (terceiro) graus é a Lei nº 6.494 de 07 de dezembro de 1997, Revogada pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008. A revisão do estágio remunerado não acarretará vínculo empregatício de qualquer natureza. A comprovante da inexistência de vinculo empregatício é a celebração do “Termo de Responsabilidade”, entre o concedente (empresa), interveniente (instituição de ensino) e o estagiário (estudante). Sobre a remuneração paga ao estagiário não incidem encargos previdenciários, sendo, no entanto, obrigatório ao concedente contratar apólice de seguro para garantias ao estagiário durante o período de estágio. 10 – ENCARGOS SOCIAIS Taxa e contribuições pagas pelo empregador para financiamento das políticas públicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador. 10.1 – INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) GPS (Guia de Recolhimento da Previdência Social) É um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das receitas previdenciárias descontadas dos empregados e à parte do empregador no que se refere ao INSS. OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS PARA COM O INSS - Manter a contabilidade em dia, não podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso, quando da fiscalização da previdência. - Manter toda a documentação referente ao pessoal em dia e disponível para a verificação, bem como as folhas de pagamentos dos empregados, folha de pagamentos dos pró-labores dos sócios e dos pagamentos a terceiros. 10.2 – FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depósito em conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a remuneração, a qual deve ser recolhida até o dia 07 de cada mês, podendo ser alterado a data e é um documento fornecido pela Caixa Econômica Federal e preenchido pelo empregador para distribuição dos valores constantes na GIFP em conta vinculada dos empregados. 10.3 – PIS/PASEP O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), mas conhecido pela sigla PIS/PASEP, são contribuições sociais de natureza tributária, devidas pelas pessoas jurídicas, como objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos órgãos e entidades para os trabalhadores públicos e privados. 10.4 – DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) É um formulário preenchido pelo empregador para recolhimento dos tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados. 10.5 – GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical) Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuições descontadas dos empregados, no mês de março, a qual deverá ser recolhida até o último dia útil do mês seguinte ao desconto. 11 – ENCARGOS ANUAIS 11.1 – RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) É o documento fornecido pela Caixa Econômica Federal ou adquirido em papelarias, para informações dos rendimentos anuais de todos os empregados da empresa, ou mesmo de empresas que não tenham empregados. 11.2 – DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte) É o documento preenchido pelo empregado onde são informados, à Receita Federal, o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada funcionário que sofreu desconto. É um documento obrigatório exigido por lei e o não cumprimento por parte do empregado cabe sanção penal sujeita a multas. ATividades 1. Cite cinco documentos obrigatórios para o registro de um empregado. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Por qual órgão público é expedida a CTPS (carteira de Trabalho), e quais os documentos necessários? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Defina de uma forma prática o que é folha de pagamento. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quando é que o empregado tem direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quando é que o empregado perde o direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Quando e como é feita a solicitação do 13º salário antecipado em ocasião do gozo de férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Quais as causas de demissão _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. O que é um aviso prévio? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Quando é obrigatória a homologação pela rescisão de contrato de trabalho? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. O que é o PIS/PASEP? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referências Administração: guia prático e didático / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de Campus. –1. Ed. – São Paulo: Érica, 2003. Capacitação em Rotinas Administrativas /Auxiliar de Depto Pessoal Microlins Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/2/FUNCAO-DO-DEPARTAMENTO-DE-PESSOAL http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO http://estudode direitoadministrativo.blogspot.com.br Unidade IV Características do Profissional Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, você seja capaz de: • Enumerar os requisitos necessários para ser um bom profissional de apoio administrativo; • Despertar nos participantes a importância da ética e postura profissional, para o crescimento pessoal e da empresa. 1 – O QUE É SER UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO O auxiliar administrativo é um trabalhador que auxilia nas mais variadas funções e serviços de uma empresa privada ou pública, apoiando áreas de recursos humanos, finanças e logística. Presta suporte nas administrações em geral, seja em escritórios de contabilidade ou hospitais. O funcionamento de uma empresa depende direta ou indiretamente do que chamamos de rotinas administrativas, que são desempenhadas por este profissional. Quais as tarefas mais demandadas para o auxiliar administrativo?  É responsável por arquivar documentos;  Fazer fotocópias;  Coletar assinaturas em documentos;  Rever processos e conferir dados em documentos ou notas fiscais;  Pode ser responsável pela compra de materiais;  Preparar relatórios, formulários e planilhas;  Acompanhar processos administrativos;  Atender clientes;  Prestar apoio logísticos;  Executar rotinas de apoio na área de recursos humanos; 2 – CARACTERISTICAS DO PROFISSIONAL Existem hábitos e competências reconhecidamente necessárias para obtermos resultados na busca do sucesso profissional. A pessoa de sucesso é reconhecida de longe. Não porque tenha um símbolo estampada em si mesma, mas porque suas atitudes refletem o sucesso. E essas atitudes incluem o andar, o olhar, as maneiras, os gestos, a fala etc. 3 – REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL A seguir veja algumas características de um bom profissional. 1. Habilidades Necessárias: boa habilidade de comunicação escrita e oral, habilidade em resolução de problemas, planejamento e organização, saber trabalhar sob pressão, priorizar e honrar compromissos de datas términos de serviços, saber manter informações confidenciais. 2. Conhecimentos Necessários: conhecer métodos, sistemas, procedimentos, equipamentos de trabalho, saber o que cada pessoa da empresa faz, saber elaborar orçamentos e elaborar relatórios, saber manter registros e controles. 3. Qualidades Pessoais: ter iniciativa, bem organizados, pacientes, habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes, saber adaptar-se a novas tarefas, assiduidade e pontualidade. 4 – ÉTICA PROFISSIONAL A palavra ética é de origem grega, ethos, e significa costume, ética deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. O que é ser ético? Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar outros. É ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda. Ética é tudo que envolve integridade, é ser honesto em qualquer situação, é ter coragem para assumir seus erros e decisões, ser tolerante e flexível, ser humilde. O que é ética profissional? A Ética profissional se inicia com a reflexão. Quando escolhemos a nossa profissão, passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. Os jovens quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e não pelos deveres e valores. Ao completar a formação em nível superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da ética profissional. Mesmo quando você exerce uma carreira remunerada, não está isenta das obrigações. Sabemos que existem vários tipos de Ética: ética social, do trabalho, familiar, profissional. Especialmente, Ética profissional é refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma profissão e deve ser iniciada antes da prática profissional. Se você já iniciou a sua atividade profissional fora da área que você gosta não quer dizer que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como profissional. Como ser um profissional ético? Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa ética, devemos seguir um conjunto de valores. Ser ético é proceder sem prejudicar os outros. Algumas das características básicas de como ser um profissional ético é ser bom, correto, justo e adequado. Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás valores fundamentais, como: • Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos negócios; • Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja contra a opinião alheia; • Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois julgar as pessoas; • Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios; • Ser humilde – só assim conseguir reconhecer o sucesso individual. Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado são indissociáveis. 5 – APRESENTAÇÃO PESSOAL 5.1 – ELABORAÇÃO DO CURRÍCULO Ele é a porta de entrada para uma nova rotina de vida. Não há vagas de emprego que passe por um currículo. Por isso, quanto mais bem feito o seu resumo profissional, maiores as chances se recolocar (ou começar) no mercado de trabalho. O currículo é um documento que resume a sua trajetória profissional, sua formação escolar, as principais atividades e funções exercidas, cursos e estágios, além de dados pessoais como endereço, telefone e data de nascimento. Quem busca vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo eficiente, objetivo, colocando apenas o que é realmente necessário que o contratante precisa saber sobre você, ou seja, informações sobre a sua vida, além dos seus contatos. DICAS PARA ELBAORAÇÃO DE UM BOM CURRÍCULO  Dados Pessoais É fundamental que seus dados pessoais como nome completo, idade, endereço, telefone e e-mail apareçam logo no topo do documento, para facilitar a comunicação da empresa com você. Demais documentos não são necessários nesta fase.  Objetivo Seja direto e da forma mais sucinta possível declare qual a área ou setor que você busca uma oportunidade. Ex: Setor de Produção.  Formação Acadêmica Relacionar nesta parte do currículo sempre da maior formação para menor, como por exemplo Pós-Graduação, Graduação, e mencionar cursos técnicos que estejam relacionados com a vaga pretendida. Se você candidato não ter uma formação Superior relacione a vontade sua formação Técnica, sempre com o nome da Instituição e o ano da conclusão.  Idiomas Mencionar apenas aqueles aos quais você realmente tem o domínio ou se estiver estudando deixar claro em qual nível está. Esta pode ser uma oportunidade de chamar a atenção do selecionador para você, pois você está estudando e buscando conhecimento.  Experiência Profissional Relacione sempre as 3 últimas empresas em que trabalhou, da última ou atual até a terceira, sempre descrevendo o cargo ocupado, o tempo em cada função e também o trabalho que era exercido, tentando chamar a atenção de quem está lendo seu currículo para todas as suas qualificações.  Cursos e Informática Relacione apenas os cursos de Qualificação Profissional que tenham relação com a vaga pretendida e no item Informática destaque qual seu nível de conhecimento e quais programas e ferramentas você domina. COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA DE EMPREGO Atitudes Físicas A atitude física está intimamente ligada à postura, já que ambas são formadoras da imagem que você transmite. Estas dicas servem para o ambiente profissional e para qualquer tipo de situação em que você se encontrar. - Cumprimento: quando nos encontramos com alguém, dentro de um ambiente de trabalho ou não, é comum o aperto de mão. Este aperto de mão deve ser dosado, nem forte nem franco, apenas a ponto de transmitir segurança. - Forma de Andar: mesmo enfrentando problemas, você andar com a postura de um vencedor, olhando para frente, queixo ligeiramente levantado, ombros para trás, passos firmes, cumprimento efusivos (mas sem intimidades), transmitindo credibilidade. - Como sentar-se: procure sempre manter-se ereto na cadeira, não invadindo o espaço do outro, não mexer em objetos que estão na mesa, ou mesmo colocando seus pertences pessoais sobre a mesa.  TEXTO Use a postura para conseguir o emprego desejado por Cristina Amorim Você está na entrevista daquele emprego que procura há meses. Gostou da empresa, fala tudo o que treinou em casa. Quando você já está certo que o lugar é seu, o entrevistador levanta-se, agradece sua presença e o dispensa. Onde está o erro? O mais provável é que você não tenha prestado atenção em quem estava à sua frente, ou seja, "ouvia", mas não "via". Isto quer dizer que você estava tão envolvido com o discurso que esqueceu da sua postura. A linguagem do corpo diz muito sobre como a pessoa está reagindo a uma situação. Você pode ter pistas se o entrevistador está gostando ou não de você, e tentar reverter a situação. Por outro lado, a linguagem do corpo é mais uma maneira de você passar sua mensagem: "me contrate!" De acordo com o livro "O Corpo Fala: a Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-Verbal", o corpo humano é dividido em três partes: Águia (cabeça - controle), Leão (tórax - emoção) e Boi (abdômen - desejos instintivos). Então, uma pessoa com a cabeça (controle) baixa, curvada para a frente (tórax e abdômen reprimidos), passa uma imagem de submissão total. Ao contrário, cabeça ereta e coluna reta mostram que você é uma pessoa segura de si. Tendo isso em mente, alguns truques de postura podem ser úteis para obter aquela vaga tão sonhada. Confira abaixo: 1. Ao cumprimentar alguém, se a mão dá um forte aperto, é sinal de que não há restrições. A mão frouxa é sinal de que a pessoa tem medo de ser envolvida; PLANEJAMENTO DE CARREIRA A cada dia torna-se mais importante para o profissional a condução de sua própria carreira. Não é mais possível que apenas as empresas se preocupem com a carreira de cada colaborador, uma vez que as competências de cada indivíduo devem ser desenvolvidas de acordo com a sinalização do mercado e a aplicabilidade dessas competências poderão ser colocadas em várias organizações. É preciso criar e manter a empregabilidade. O desenvolvimento da especialidade (cursos de graduação e pós-graduação) deve ser seguido por conhecimentos ecléticos que permitam a atuação em várias atividades e frentes de trabalho, tanto técnico como gerencial. Todo o esforço despendido para a obtenção de novos conhecimentos somente terá validade quando estes puderem efetivamente ser utilizados nas atividades desenvolvidas pelo indivíduo. Sendo assim, o planejamento e a gestão de carreira torna-se um fator preponderante na condução da trajetória profissional e estimula o indivíduo a fazer uma análise de suas competências e, principalmente, a entender a si próprio, tornando mais fácil a condução de seus ideais, facilitando o encontro do trabalho certo e, conseqüentemente, aumentando seu nível de satisfação. ATividades 1. O que é Ética? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. O que é ser ético? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. O que é ética profissional? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referências Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO