(затверджено Розпорядженням Керівника Офісу Президента України від 15 серпня 2019 року № 51, зі змінами відповідно до Розпорядження Керівника Офісу Президента України від 26 грудня 2019 року № 106)
1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян посадовими особами Офісу Президента України.
2. Особистий прийом громадян в Офісі Президента України проводять Керівник Офісу Президента України, Перший заступник та заступники Керівника Офісу Президента України (далі – посадові особи Офісу Президента України) відповідно до графіка (крім святкових, неробочих та вихідних днів), як правило, у приміщенні Департаменту з питань звернень громадян Офісу Президента України (м. Київ, вул. Шовковична, 12). Особистий прийом громадян посадовими особами Офісу Президента України проводиться за записом.
Особистий прийом громадян, яким присвоєно звання Герой України, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, громадян, яким присвоєно звання Герой Радянського Союзу та Герой Соціалістичної Праці, інших осіб, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", учасників бойових дій проводиться першочергово.
3. Графік проведення особистого прийому громадян посадовими особами Офісу Президента України затверджується Керівником Офісу Президента України.
4. Інформація про порядок і графік проведення особистого прийому громадян посадовими особами Офісу Президента України розміщується на вебсайті Офіційного інтернет-представництва Президента України та у приміщенні Департаменту з питань звернень громадян Офісу Президента України (далі – Департамент) в доступному для вільного ознайомлення місці.
5. Запис громадян на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України проводиться працівниками Департаменту у його приміщенні щосереди, крім святкових, неробочих та вихідних днів, з 9.00 до 12.00.
Проведення запису громадян на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України завершується за дванадцять днів до передбаченої графіком дати прийому відповідною посадовою особою Офісу Президента У країни.
6. Вхід громадян до приміщення Департаменту не потребує оформлення перепустки.
Вхід громадян до приміщення Департаменту здійснюється через пост охорони. Громадяни під час проходу через пост охорони обов'язково пред'являють військовослужбовцю Управління державної охорони України документи, що посвідчують їх особу.
Громадяни, які записуються на особистий прийом або прийшли до Департаменту, зобов'язані дотримуватися вимог стосовно перебування на об'єктах, щодо яких здійснюється державна охорона.
Вхід до приміщення Департаменту осіб, які мають при собі зброю, громіздкі речі тощо, перебувають у стані алкогольного, наркотичного чи іншого сп'яніння, мають явні ознаки психічного розладу або поведінка яких створює небезпеку для оточуючих, не допускається.
7. Громадянин може записатися на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України особисто або через представника, повноваження якого оформлені в установленому порядку. В інтересах малолітніх та неповнолітніх осіб на особистий прийом записуються їх законні представники.
Для запису на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України громадяни пред'являють документи, що посвідчують особу, передбачені Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», або військовий квиток (для військовослужбовців, військовозобов'язаних, резервістів), або видане органом Пенсійного фонду України пенсійне посвідчення (далі – документи, що посвідчують особу), а в разі представлення інтересів інших осіб – також документи, що підтверджують відповідні повноваження.
Для запису, попереднього запису громадян на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України працівник Департаменту, який проводить запис, попередній запис, фіксує прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (а для внутрішньо переміщених осіб – адресу, за якою особі може бути вручена офіційна кореспонденція), номери контактних телефонів громадянина, який записується на прийом, чи відомості щодо інших засобів зв'язку з ним. Під час запису на особистий прийом громадянин (його представник) надає за особистим підписом письмовий виклад змісту питань, що порушуватимуться перед посадовою особою Офісу Президента України, та копії наявних рішень, прийнятих із цих питань, а також інші документи по суті порушуваних питань та додаткові матеріали (за бажанням) у електронному вигляді на окремому носії. У разі якщо особа з обмеженими фізичними можливостями не може здійснити письмовий виклад змісту питань, шо порушуватимуться перед посадовою особою Офісу Президента України, оформлення такого письмового викладу питань здійснює працівник Департаменту.
З'ясування інших відомостей про громадянина (його представника), одержання іншої інформації, яка не стосується змісту порушуваних питань, під час запису, попереднього запису на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України не допускається.
У разі якщо громадянин (його представник) через стан здоров'я, інвалідність або з інших причин не може прибути особисто для запису на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України, попередній запис здійснюється у визначений для запису час за контактним телефонним номером Департаменту – 255-70-42, а запис – після надходження на адресу Офісу Президента України (01220, м. Київ, вул. Банкова, 11) відповідних матеріалів. Ці матеріали мають містити за особистим підписом громадянина (його представника) письмовий виклад змісту питань, копії наявних рішень, прийнятих із цих питань, а також інші документи по суті питань, що порушуються (з позначкою "Матеріали для запису на особистий прийом"), та бути доставлені поштою, кур'єром або надіслані з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку не пізніше ніж за дванадцять днів до дня проведення особистого прийому.
Запис на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України не проводиться у разі звернення:
одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо це питання вирішено по суті;
з питання оскарження рішення з порушенням визначеного статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" терміну подання скарги.
Про відмову у запису та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз'яснення працівником Департаменту, який проводить запис.
Забороняється відмова громадянинові в запису на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.
8. Список громадян, які записалися на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України, разом з інформаційними записками щодо змісту питань, пропонованих для розгляду, які готуються відповідними працівниками Департаменту, та копіями документів і матеріалів стосовно цих питань передаються Департаментом відповідній посадовій особі Офісу Президента України не пізніше ніж за сім днів до передбаченого графіком дня особистого прийому.
9. Департамент інформує громадянина (його представника), записаного на особистий прийом посадовими особами Офісу Президента України, про час та місце проведення особистого прийому.
1О. Послідовність прийому громадян визначається у день особистого прийому посадовою особою Офісу Президента України, яка проводить такий особистий прийом, з урахуванням положень абзацу другого пункту 2 цього Порядку.
11. Для участі в особистому прийомі посадовими особами Офісу Президента України громадяни пред'являють документи, що зазначені в абзаці другому пункту 7 цього Порядку.
Під час особистого прийому громадян посадовими особами Офісу Президента України можуть бути присутні представники громадян.
Особа віком від 14 років, малолітня особа, здатна сформулювати власні погляди, має право бути присутня і заслухана безпосередньо на особистому прийомі посадовими особами Офісу Президента України з питань щодо реалізації своїх прав і законних інтересів.
За дорученням посадових осіб Офісу Президента України до участі в особистому прийомі громадян у встановленому порядку можуть у разі необхідності залучатися працівники Офісу Президента України, представники органів державної влади та органів місцевого самоврядування.
Присутність на особистому прийомі інших осіб не допускається.
12. За відсутності посадової особи Офісу Президента України, яка має проводити особистий прийом громадян, особистий прийом проводить уповноважена нею посадова особа або працівник Офісу Президента України, про що відповідний працівник Департаменту повідомляє громадян, які прибули на особистий прийом.
У разі незгоди громадянина на особистий прийом іншою уповноваженою посадовою особою або працівником Офісу Президента України громадянин має право подати письмове звернення, яке реєструється та опрацьовується відповідно до Закону України "Про звернення громадян", або записатися на наступний згідно з графіком особистий прийом відповідною посадовою особою Офісу Президента України.
13. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі посадовою особою Офісу Президента України неможливо, громадянин подає письмове звернення, яке оформляється та розглядається згідно з вимогами Закону України "Про звернення громадян".
Про результати розгляду звернення громадянинові повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
14. За результатами особистого прийому громадян посадові особи Офісу Президента України вживають у межах своїх повноважень заходів, передбачених законодавством.
15. За результатами особистого прийому громадян посадовими особами Офісу Президента України може бути за наявності підстав підготовлено та внесено на розгляд Президентові України пропозиції щодо прийняття відповідних рішень.
16. Особи, які не є громадянами України і перебувають в Україні на законних підставах, користуються таким самим правом на звернення щодо особистого прийому посадовими особами Офісу Президента України, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.
17. Особистий прийом громадян в інші дні, ніж передбачено графіком проведення особистого прийому громадян посадовими особами Офісу Президента України, проводиться працівниками Департаменту з понеділка по четвер з 9.00 до 13.00 та з 13.45 до 17.00, у п'ятницю – з 9.00 до 13.00 та з 13.45 до 16.00, в суботу – з 9.00 до 13.00, крім святкових та неробочих днів.
18. У приміщенні Департаменту в доступному для громадян місці встановлюється скринька з написом "Для листів", у якій громадяни (їх представники) мають право залишити письмове звернення. Звернення зі скриньки регулярно виймаються працівниками Департаменту, реєструються та опрацьовуються відповідно до Закону України "Про звернення громадян".